Confidentialité: règles et formulaires
L'Agence et les établissements sont souvent interpellés à propos du dossier médical ou d'hébergement d'une personne en particulier. Parfois, un membre de la famille ou la personne elle-même fait appel aux médias pour dénoncer cette situation.
Comme l'information personnelle et médicale est de nature confidentielle, l'Agence s'est dotée de règles claires qui régissent l'équipe médias lorsqu'un journaliste l'interpelle à ce sujet.
Cette section présente ces règles ainsi que les formulaires à utiliser qui permettre à l'Agence de donner ou commenter une information confidentielle.
Les règles à suivre
Sans consentement écrit, aucun renseignement personnel ou médical sur une personne n'est communiqué. Le consentement doit être signé par la personne elle-même. Il doit être libre et éclairé. Si la personne est déclarée inapte, le consentement de son représentant légal est exigé.
Il en est de même du droit à l’image : sans le consentement d’un usager, sa photo ne pourra être prise ou son image ne pourra pas être utilisée dans un reportage télévisuel.
C'est aussi le cas pour l'accès à toute information sur une plainte: sans le consentement libre et éclairé du plaignant, l'Agence ne peut confirmer le dépôt d’une plainte, sa nature ou des éléments du dossier de plainte.
En ce qui concerne les incidents et les accidents, le formulaire AH-223 de déclaration d’incident ou d’accident est versé au dossier des usagers. Pour obtenir copie de ce document, un journaliste devra obtenir le consentement explicite de l’usager. Par contre, le dossier d’enquête du gestionnaire de risque et le rapport subséquent ne font pas partie du dossier de l’usager. Ces documents ne sont d’ailleurs pas accessibles en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.
Les procès-verbaux du Comité de gestion des risques et la documentation déposée à ce comité ne sont pas accessibles (article 183.4 de la LSSSS).
Le consentement doit être explicite et formulé par écrit (voir formulaires ci-dessous). L’usager doit être avisé que toute information jugée pertinente pourrait être divulguées, incluant des informations de nature médicale.
Lors de situations médiatiques concernant un incident ou un accident survenu, seules des informations générales peuvent être données. L’établissement pourra fournir, par exemple, de l'information sur :
- la procédure en place en matière d’incident et d’accident;
- les actions prises antérieurement lors de situations semblables;
- les démarches d’amélioration continue de la qualité;
- l’importance accordée à la gestion des risques.
Prévoir du temps pour faire signer un formulaire
Ce n'est pas celui qui demande l'information qui est dans le tort, c'est celui qui la donne sans consentement...
L'Agence comprend que les médias doivent conjuguer avec l'impératif du temps. Toutefois, toute personne s'attend à ce qu'une organisation comme l'Agence respecte la loi et ne fasse aucun compromis en ce qui a trait à la divulgation de renseignements personnels et médicaux.
Afin accélérer le processus, l'Agence met à la disposition des médias des formulaires de consentement qui sont conformes à la loi.
Ce n'est qu'une fois le formulaire de consentement obtenu que l'équipe médias peut débuter sa recherche d'information. Cet exercice prend un certain temps, mais l'équipe médias assure aux journalistes qu'elle met tous les efforts nécessaires pour le faire le plus rapidement possible.
Dès que l'information est obtenue, elle est présentée au journaliste.
Les formulaires
Voici les formulaires de consentement que l'Agence met à la disposition des médias et qui, une fois signés, permettront à l'équipe médias de fournir l'information souhaitée.
